Jak działają kasy wirtualne

Od 1 czerwca 2020 roku wprowadzono możliwość korzystania z kasy wirtualnej, która stanowi alternatywę dla tradycyjnych kas fiskalnych. W odróżnieniu od konwencjonalnych rozwiązań, kasy wirtualne przybierają formę oprogramowania, które przedsiębiorca instaluje na tablecie, komputerze lub smartfonie.

Aby skorzystać z kasy wirtualnej, konieczne jest posiadanie urządzenia z możliwością podłączenia do drukarki, umożliwiającego wydruk paragonów. Paragony są identyfikowane za pomocą unikalnego kodu.

Należy pamiętać, że koszt zakupu kasy wirtualnej obejmuje jedynie oprogramowanie. Urządzenie, na którym instalowane jest oprogramowanie, oraz drukarka, jeśli nie są już dostępne, muszą być zakupione osobno.

Dostęp do oprogramowania udostępnianego przez producenta kasy wirtualnej jest płatny w formie abonamentu. Przedsiębiorca sam decyduje, na jaki okres nabywa dostęp i jak długo będzie opłacał abonament, zazwyczaj na podstawie umów kilkumiesięcznych.

Po zakupie dostępu do oprogramowania, konieczne jest skonfigurowanie urządzenia zgodnie z wymaganiami producenta. Warto zauważyć, że w przeciwieństwie do innych kas, producent kasy wirtualnej nie wydaje książki serwisowej kasy fiskalnej. Rejestr zdarzeń jest bezpośrednio przesyłany do Krajowej Administracji Skarbowej.

Kasa wirtualna musi posiadać potwierdzenie Prezesa Głównego Urzędu Miar, świadczące o spełnieniu ogólnych warunków dotyczących kas fiskalnych, w tym kryteriów bezpieczeństwa. Certyfikat ten jest uzyskiwany przed wprowadzeniem kasy do obrotu i sprzedaży licencji na oprogramowanie, a producent musi złożyć wniosek do Głównego Urzędu Miar. Proces certyfikacji zwykle trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy.

Kasy wirtualne, podobnie jak kasy online, automatycznie przekazują dane ewidencji sprzedaży do systemu teleinformatycznego KAS. Te informacje są wykorzystywane do analiz i kontroli w czasie rzeczywistym.

Kasy wirtualne dzielą się na kategorie: ogólne, przeznaczone do standardowej ewidencji sprzedaży, oraz specjalne, dostosowane do skomplikowanej sprzedaży, takiej jak usługi przewozu osób samochodem osobowym czy sprzedaż automatyczna. Kasy wirtualne mogą łączyć obie kategorie, spełniając techniczne wymagania każdej z nich.